Конференция (англ. conference) — встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утвержденной повесткой, обычно бывают ежегодными, длится несколько дней, в течение которых одновременно проводятся заседания в разных секциях.

Что нужно учитывать, приступая к организации мероприятия:

Конгресс-оператора следует выбирать, учитывая следующие параметры:

• успешный опыт в организации не менее пяти конгрессных мероприятий разного формата, таких как международные научно-практические конференции, научные семинары, форумы, профильные конгрессы и съезды.
• период деятельности не менее трех лет, положительная репутация на рынке;
• финансовая стабильность, возможность работы по договорам с отсрочкой платежа до 3 месяцев;
• наличие необходимых технических и трудовых ресурсов.

При составлении бюджета мероприятия необходимо планировать статьи расходов, определяется объем средств, необходимых для финансирования проекта.

Согласно составленной смете, намечаются источники бюждетирования, размеры взносов участников и спонсорских пакетов.

Возможными приходными статьями конференции могут быть:

• спонсорские взносы компаний-партнеров;
• взносы участников;
• государственное финансирование;
• прочие (например, доходы от участников выставки, от организации бизнес-семинара, цифровых и информационных услуг пр.).

План управления мероприятием отображается в виде схемы, которая подлежит утверждению организационным комитетом и является основой всей последующей работы по подготовке мероприятия.

Именно на этапе подготовки осуществляется вся значимая часть работы, от которой зависит качество будущего конгрессного мероприятия. Способность следовать плану, подстраиваясь под постоянно меняющийся процесс, это важное качество конгресс-оператора, которое способствует выполнению намеченного в срок. От этого зависит успех будущего мероприятия.